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檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計,即掃描工作與有關工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個方面的內容。一是協(xié)調好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務,應該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌,合理制定工作計劃。如果工作量過大,必然會導致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質量下降,同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小,掃描速度趕不上檔案移交進館的速度,將會導致檔案的積壓,而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質基礎,良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一,過高的配置會造成資源的浪費,應該根據(jù)工作的實際需求,合理配置,提升設備的性價比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上,兼顧軟件的可操作性和簡便性,一般采用封裝性比較好的軟件產品。如果軟件操作過于復雜,勢必會遭到抵1制,降低工作效率,應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確保現(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內的可用性,避免設備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描

隨著信息化時代的到來，檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢，只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家，才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網絡平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時補充信息內容，以為用戶及時提供的檔案信息。

同時，現(xiàn)階段開展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進程，使用檔案管理專業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網絡管理設備，給檔案管理工作帶來很多的不便另一方面，使用現(xiàn)代化網絡管理設備管理的電子檔案往往因計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描工作質量要求

1.所有進行數(shù)字化掃描、圖像加工處理及檔案資料的拆卷、裝卷、組盒需恢復原樣，不得出現(xiàn)前后頁錯裝，案卷之間的張頁錯裝以及漏裝的情況，文件裝訂還原準確率達到100％。對于個別字跡模糊或易褪變的文件，如傳真件等，條件允許的并經客戶單位同意，可復1制一份附上一并裝訂，對于同一份檔案，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆、 圓珠筆同時存在的，以文件主要部分的清晰為準，必要時可一頁多掃。

2、 按檔案信息化相關標準要求掃描后的圖像為TIFF格式或JPG格式（彩色，300dpi，JPEG2000無損壓縮格式）高品質保存，同時需轉換為PDF格式與南匯檔案綜合信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫相掛接以提高查詢利用；驗收確認的數(shù)據(jù)，由投1標單位完成系統(tǒng)掛接，并同時提供二套備份。 

3、 掃描件存儲、掛接格式要求：套數(shù)據(jù)：JPEG格式保存，以案卷級為單位建立文件夾進行存儲，刻錄一套光盤進行保管用于永1久備份；第二套數(shù)據(jù)：將套數(shù)據(jù)以文件級為單位合并為一個獨立PDF文件用于掛接系統(tǒng)專題數(shù)據(jù)庫，刻錄一套光盤進行保管用于永1久備份。

4、 掃描必須按照案卷標明的頁碼順序進行掃描，不允許有重復、跳號、漏號的情況。掃描要完整，包括文件上的收文章、頁碼、有關標記等，都必須納入圖像范圍。本次掃描幅面基本采用A4幅面，文件材料以彩色掃描方式進行為主，根據(jù)檔案實際以區(qū)檔案館要求為準輔以灰度掃描，彩色掃描分辨率300dpi。 

5、 保證校正完畢的圖像文件頁面端正，看不出明顯的傾斜現(xiàn)象，允許的傾斜度不得大于3度；保待檔案影像與原件的一致性和原樣性，對影響圖像質量的各類問題通過糾偏、去污、拼接、裁邊等技術手段加以處理。對于掃描后圖像文件中的污點要進行清除，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀。（在50％的比例下看不到污點）；無論圖像大小，都要保證上下左右四邊尺寸合理

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