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發布時間：2021-09-11 21:28
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會議活動策劃布置的10寶
一、會議活動的初衷和目的
首先要與活動甲方交流好活動需求，一般包括商務會議活動的類型、主題，參加活動人數，商務會議活動的舉行時間，具體甲方想達到什么樣的訴求?；顒硬邉澒拘枰鞔_目標。
二、會議活動的策劃方案提出
依據會議活動的具體需求，會議策劃的計劃：場所挑選、日程組織、會議的項目、餐飲住宿組織等等，需求考慮到每一個細節。盡可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通，盡量在預算之內進行策劃方案。
三、場地勘驗與預定
場地的預定需要快速，因為很多時候因為場地檔期從而造成活動方案的改動，或者達不到理想的效果。所以我們建議需要快速考察簽訂。
四、會議活動策劃的落地方案推敲
與甲方充分交流策劃思路，并做出落地計劃，落地方案已定要便于后期會議場地布置公司的實際操作。一般盡量采用常規出租活動搭建物料，比如，桁架、舞臺、燈光、音響、大屏、truss架等等。如果有一些特殊的活動道具，需要提前制作，協調場地、以便于后期施工的方便。
五、會議執行合同的簽訂
再與活動甲方確認策劃方案后，兩邊簽訂合同（主要是一個價格商定以及合同細節的推敲），盡可能的吧雙方的各自責任和義務表達清楚，以便于對雙方的法律約定。
會議活動布置策劃的流程
確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。
整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。
會議活動布置策劃怎么做？
1、 明確活動背景、目的
2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量
3、 組織會務工作小組，確定會務組及成員，制定會議準備工作部署
4、 根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用
5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組確認后開始印刷
6、 發布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員
7、 確認發言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事
8、 根據時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現象
9、 活動前期宣傳
10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容，經會議小組確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等
11、 檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證
12、 參會人員房間安排、餐飲安排
13、 提前安排人員到達會議現場，安排會議室、住宿、餐飲事宜
14、 檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等
15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協調好地點、酒水
16、 確定進場時間、搭建內容
17、 提天與主持人溝通，進行現場彩排與準備
布置會議需要做些什么準備？
1、制作會場效果圖，與主辦方確認；
2、橫幅/背景板的噴繪制作；
3、印制手提袋；
4、租賃音響設備；
5、盆花/鮮花；
6、寄送邀請函/禮品采購、發放；
7、布置會場；
8、確定宴會形式及菜譜；
9、車輛的租賃。
10、主持人的選擇：必須根據不同的主題來選擇風格不同的主持人；
11、議程的安排：熱烈的開場音樂，首先將參會人員的注意力全部集中，便于開展后議程；
12、節目的安排：節目的編排，必須達到張弛有度，快慢結合，讓客戶融入輕松愜意的氛圍；
13、游戲活動：公司及員工與客戶之間的游戲互動，可瞬間拉近彼此的距離；
14、抽獎環節：制造懸念，重點突擊，使會議推向高潮；
15、會后禮品：有代表性和紀念性的媒體答謝會禮品，讓客戶更深刻的記住這次非凡的媒體答謝會。
