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檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計,即掃描工作與有關工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務,應該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌,合理制定工作計劃。如果工作量過大,必然會導致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質量下降,同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小,掃描速度趕不上檔案移交進館的速度,將會導致檔案的積壓,而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質基礎,良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一,過高的配置會造成資源的浪費,應該根據(jù)工作的實際需求,合理配置,提升設備的性價比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上,兼顧軟件的可操作性和簡便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復雜,勢必會遭到抵1制,降低工作效率,應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確保現(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性,避免設備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描

隨著信息化時代的到來，檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢，只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家，才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網(wǎng)絡平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時補充信息內(nèi)容，以為用戶及時提供的檔案信息。

同時，現(xiàn)階段開展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進程，使用檔案管理專業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡管理設備，給檔案管理工作帶來很多的不便另一方面，使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡管理設備管理的電子檔案往往因計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描價值功能

實現(xiàn)遠程實時監(jiān)控，能夠更好讓上級法1院對案件進行有效的監(jiān)督管理。循道而進方能嚴規(guī)守矩，案件監(jiān)督不僅要事后有據(jù)可依，而且要事中依矩而行，其重1心更加傾向于防患未然，促進程序正當。違1法違規(guī)操作大都在案件辦理過程中，案中監(jiān)督的重要性不言而喻。同步掃描是案件流程的客觀真實記載，缺失同步掃描就不能實時監(jiān)控，如果只能案后查閱那就無法全程監(jiān)督。同步掃描是紙面上的“程序法”，其案件辦理流程能夠被及時觀察，使得案中監(jiān)督成為可能。在審判管理中，從管理更加強調服務來看，同步掃描能夠讓管理者通過查看時間節(jié)點、查詢階段材料，發(fā)現(xiàn)辦案瑕疵，提醒承辦人增強辦案責任，進一步提高案件質量。同步掃描的時間流動性還能夠為客觀分析審判運行態(tài)勢提供幫助，建立起更加符合司1法規(guī)律的案件質量評估體系和評價機制。另外大數(shù)據(jù)時代要求管理者具有系統(tǒng)性、全局性思維，案件辦理過程中的大數(shù)據(jù)能夠為管理者從多維度提供多重價值。隨著信息化3.0的技術升級，同步掃描中的某些功能意義還有待開發(fā)，比如訴1訟時限、辦理效率等重要信息被管理者提取、分析，能更好地研判案件走勢，分析案情模式，精細化發(fā)現(xiàn)問題，精準化解決問題。

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